Clinical Trial Coordinator, Finance

Job Description

Sous la supervision du responsable des opérations cliniques, ce poste est responsable de l'administration complète des essais et du site. Il comprend la préparation, la collecte, la distribution et l'archivage des documents cliniques.

Le coordinateur des essais cliniques (CTC) soutient la gestion des fournitures cliniques et non cliniques et assure la maintenance ponctuelle des outils de suivi et de reporting, le cas échéant.

Ce poste est essentiel au respect des dates de mise en service du site, notamment la gestion des négociations budgétaires pour les CTRA et le traitement des paiements. Le titulaire du poste collaborera étroitement, au niveau local, avec le responsable des opérations cliniques, le responsable de la recherche clinique et l'attaché de recherche clinique.

Les responsabilités comprennent, sans s'y limiter :

Budgétisation, accords et paiements :

• Élaborer, contrôler, négocier, mettre à jour et clôturer les budgets des pays et des sites (y compris le budget des sites partagés)

• Élaborer, négocier, approuver et maintenir les contrats (par exemple, les CTRA)

• Suivre et rendre compte des négociations contractuelles et budgétaires

• Mettre à jour et maintenir les modèles de contrat (en coopération avec le service juridique)

• Calculer et exécuter les paiements (aux investigateurs, aux fournisseurs, aux subventions)

• Assurer le respect des procédures financières et de conformité

• Surveiller et suivre le respect et les divulgations

• Maintenir les outils de suivi

Administration des essais et des sites :

• Suivre (par exemple, les paiements liés à la recherche clinique, la loi sur les pratiques de corruption à l'étranger, le filtrage des parties refusées) et rendre compte (par exemple, les rapports de rapprochement des paiements)

• Assurer la collecte et la distribution des outils et des documents d'étude

• Mettre à jour les bases de données des essais cliniques (CTMS) et les outils de suivi

• Interagir avec succès avec équipe(s) clinique(s) locale(s) pour exécuter les contrats cliniques et financiers dans les limites de la juste valeur marchande.

Gestion des documents :

• Préparer les documents et la correspondance

• Rassembler, distribuer/expédier et archiver les documents cliniques, par exemple eTMF

• Aider au rapprochement eTMF

• Exécuter le plan de contrôle qualité eTMF

• Mettre à jour les documents (par exemple, les instructions)

• Obtenir les traductions des documents (le cas échéant)

Budgétisation, accord et paiements :

• Élaborer, contrôler, négocier, mettre à jour et clôturer les budgets des pays et des sites (y compris le budget des sites partagés)

• Élaborer, négocier, approuver et maintenir les contrats (par exemple, les CTRA)

• Suivre et rendre compte des négociations contractuelles et budgétaires

• Mettre à jour et maintenir les modèles de contrat (en coopération avec le service juridique)

• Calculer et exécuter les paiements (aux enquêteurs, aux fournisseurs, aux subventions)

• Assurer le respect des procédures financières et de conformité

• Surveiller et suivre le respect et les divulgation

• Maintenir les outils de suivi

Planification des réunions :

• Organiser des réunions (créer et suivre les mémos/lettres/protocoles d'étude)

Attentes en matière de compétences de base :

• Maîtrise des langues locales (anglais et Français) et maîtrise de l'anglais des affaires (oral et écrit) et excellentes compétences en communication.

• Bonne compréhension des directives mondiales, nationales/régionales de recherche clinique et capacité à travailler dans le cadre de ces directives.

• Connaissance pratique des bonnes pratiques de documentation.

• Bonnes compétences informatiques (utilisation de Microsoft Office, utilisation de certaines applications informatiques cliniques sur ordinateur) et capacité à s'adapter aux nouvelles applications informatiques.

• Solides compétences en Microsoft Excel requises.

• Connaissance de la Conférence internationale sur l'harmonisation des bonnes pratiques cliniques (ICH-GCP) (adaptée au rôle).

• Excellentes compétences en négociation pour les négociations budgétaires

• Une bonne compréhension de la finance d'entreprise est préférée avec de solides connaissances et aptitudes en matière de procédures comptables et financières

Attentes en matière de compétences comportementales :

• Gestion efficace du temps, compétences organisationnelles et interpersonnelles, gestion des conflits.

• Communication efficace avec les clients externes (par exemple, les sites et les chercheurs).

• Sens élevé des responsabilités/de l'urgence. Capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement en évolution.

• Travaille efficacement dans un environnement multiculturel matriciel. Capacité à établir et à entretenir des relations de travail respectueuses de la culture.

• Démontre un engagement envers l'orientation client, tant à l'interne qu'à l'externe.

• Capable de travailler de manière autonome.

• Attitude proactive pour résoudre les problèmes et proposer des solutions.

• État d'esprit positif, état d'esprit de croissance

Exigences en matière d'expérience :

• Une expérience en recherche clinique ou une autre expérience dans le domaine des soins de santé avec un désir de se perfectionner est un atout

• Une expérience des budgets, de la négociation et/ou du traitement des paiements est un atout

Exigences en matière de formation :

• B.A./B.S. terminé (sciences de la vie de préférence).

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Secondary Language(s) Job Description:

Under the oversight of the Clinical Operations Manager Lead, this role is responsible for comprehensive trial and site administration and involves preparing, collating, distributing and archiving clinical documents. The Clinical Trial Coordinator (CTC) supports clinical supply & non-clinical supply management and ensures timely maintenance of tracking and reporting tools, as applicable.

The role is critical to meet planned Site Ready dates, including managing budget negotiations for CTRAs and processing payments. The role will collaborate at local level closely with the Clinical Operations Manager, Clinical Research Manager and Clinical Research Associate.

Responsibilities include, but are not limited to:

Budgeting, Agreement and Payments:

• Develop, control, negotiate, update and close-out country and site budgets (including Split site budget)

• Develop, negotiate, approve and maintain contracts (e.g. CTRAs)

• Track and report contract and budget negotiations

• Update and maintain contract templates (in cooperation with Legal Department)

• Calculate and execute payments (to investigators, vendors, grants)

• Ensure adherence to financial and compliance procedures

• Monitor and track adherence and disclosures

• Maintain tracking tools

Trial and site administration:

• Track (e.g. clinical research-related payments, Foreign Corrupt Practices Act, Denied Parties Screening) and report (e.g. Payment Reconciliation Reports)

• Ensure collation and distribution of study tools and documents

• Update clinical trial databases (CTMS) and trackers

• Interacts successfully with local clinical team/s to deliver clinical and financial contracts within fair market value.

Document management:

• Prepare documents and correspondence

• Collate, distribute/ship, and archive clinical documents, e.g. eTMF

• Assist with eTMF reconciliation

• Execute eTMF Quality Control Plan

• Update documents (e.g., instructions)

• Obtain translations of documents (if applicable)

Budgeting, Agreement and Payments:

• Develop, control, negotiate, update and close-out country and site budgets (including Split site budget)

• Develop, negotiate, approve and maintain contracts (e.g. CTRAs)

• Track and report contract and budget negotiations

• Update and maintain contract templates (in cooperation with Legal Department)

• Calculate and execute payments (to investigators, vendors, grants)

• Ensure adherence to financial and compliance procedures

• Monitor and track adherence and disclosures

• Maintain tracking tools

Meeting Planning:

• Organize meetings (create & track study memos/letters/protocols)

Core Competency Expectations:

• Fluent in Local Languages (English and French) and business proficient in English (verbal and written) and excellent communication skills.

• Good understanding of Global, Country/Regional Clinical Research Guidelines and ability to work within these guidelines.

• Hands on knowledge of Good Documentation Practices.

• Good IT skills (Use of Microsoft office, use of some clinical IT applications on computer) and ability to adapt to new IT applications.

• Strong Microsoft Excel skills required.

• Knowledge of the International Conference on Harmonisation Good Clinical Practices(ICH-GCP) (appropriate to the role).

• Excellent negotiation skills for budget negotiations

• Good understanding of business finance is preferred with strong knowledge and aptitude in accounting and financial procedures

Behavioural Competency Expectations:

• Effective time management, organizational and interpersonal skills, conflict management.

• Effective communication with external customers (e.g. sites and investigators).

• High sense of accountability / urgency. Ability to set priorities and handle multiple tasks simultaneously in a changing environment.

• Works effectively in a matrix multicultural environment. Ability to establish and maintain culturally sensitive working relationships.

• Demonstrates commitment to Customer focus, both internally and externally.

• Able to work independently.

• Proactive attitude to solving problems / proposing solutions.

• Positive Mindset, growth mindset

Experience Requirements:

• Experience in Clinical Research or other healthcare experience with a desire to develop further is an asset

• Experience with budgets, negotiation, and/or payment processing are an asset

Educational Requirements:

• Completed B.A./B.S. (Life Science preferred).

Search Firm Representatives Please Read Carefully
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Employee Status:

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Job Posting End Date:

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.

Requisition ID:R339255