Admin Assistant, Medical Affairs

Job Description

Adjoint(e) administratif(ve), Affaires médicales

Adjoint(e) administratif(ve), Affaires médicales a une influence importante sur le rendement et les façons de travailler du pays. En tant que coordonnateur de projets capable de mener plusieurs tâches de front, le titulaire du poste doit assurer le soutien administratif et la gestion de projets pour l’équipe Affaires médicales. L'administrateur, Affaires médicales, travaillera en étroite collaboration avec les équipes des champs thérapeutiques assignés pour fournir des services administratifs et de soutien généraux pour leurs activités stratégiques et tactiques (plan stratégique des Affaires médicales pour le pays), ne perdant jamais de vue l’excellence opérationnelle pour s’assurer que les Affaires médicales demeurent un centre d’excellence. Toutes ces mesures nous permettront d’atteindre notre objectif de devenir une équipe Affaires médicales de classe mondiale hautement performante à l’avant-garde de l’industrie.

Adjoint(e) administratif(ve), Affaires médicales, devra assumer les responsabilités suivantes :

Principales responsabilités :

• Aider l’équipe dans l’organisation d’événements médicaux et suivre le processus d’approbation pour ces événements, y compris les vérifications de la conformité à la Foreign Corrupt Practices Act, la passation de contrats avec les consultants et la coordination avec les fournisseurs extérieurs et les processus de paiement.

• Soutenir les études initiées par les chercheurs (IIS) et les études d’évaluation clinique locales. Cela peut inclure les soumissions, le suivi de l’avancement des études, le paiement selon les étapes

• Soutenir le directeur et le conseiller médical dans le suivi des budgets (liaison entre le tableau de bord et les gestionnaires, Numérique et analytique) et la rédaction des rapports cumulatifs annuels, ainsi que dans la préparation des comptes de régularisation, si nécessaire. Assumer la responsabilité de tous les bons de commande, s’assurer de l’exactitude des factures reçues et mettre à jour les soldes des bons de commande en temps opportun et de façon précise.

• Faciliter et gérer les projets et les processus au sein du Service des affaires médicales afin d’assurer l’excellence opérationnelle, l’optimisation des processus, le suivi du rendement et l’alliance en gestion de projets.

• Contribuer à l’organisation de réunions (telles que la formation des formateurs), au programme de commandites et aux préceptorats en offrant un soutien pour le processus d’approbation, en s’occupant de la passation de contrats avec les organisateurs d’événements médicaux et les consultants et en assurant la coordination avec les fournisseurs externes.

• Analyser les activités financières du service et fournir des renseignements sur les processus de planification et de préparation du budget.

• Offrir un soutien administratif général, p. ex. pour l’organisation des réunions, la préparation des rapports de dépenses, la tenue à jour du calendrier, la surveillance des stocks et la demande ou l’achat des fournitures au besoin.

• S’assurer que le processus d’approbation approprié est respecté pour l’ensemble des programmes et activités, en conformité avec les modes opératoires normalisés, les procédures et les politiques de l’entreprise.

• Offrir un soutien administratif général, selon les besoins, à une équipe de 30 personnes (agents de liaison médicale, conseillers médicaux et directeur médical).

• Participer à des champs de travail/groupes de travail dans le service afin de soutenir la stratégie, les objectifs et la mission de l’entreprise.

• Effectuer des recherches, compiler les données et préparer des rapports, des manuels, de la correspondance ou d’autres documents requis par la direction.

• Fournir aux employés des conseils et du soutien dans la gestion ou la résolution des problèmes techniques et opérationnels complexes.

• Soutenir les processus de recrutement, d’entrevue et d’intégration du service.

• Soutenir l’équipe dans le respect des procédures de travail et des politiques de l’entreprise

• Assurer le respect des normes de qualité, des délais et des procédures appropriées, en corrigeant les erreurs ou les problèmes si nécessaire

• Former ou informer les employés à propos des politiques et des tâches professionnelles ou prendre les arrangements nécessaires pour offrir la formation.

• Soutenir la mise en œuvre des politiques, des procédures et des normes de service de l’entreprise ou du département, en collaboration avec la direction.

• Consulter les gestionnaires ou d’autres membres du personnel pour résoudre les problèmes dans des domaines tels que le rendement de l’équipement, la qualité de la production ou les horaires de travail.

• Élaborer des horaires de travail en fonction des budgets et de la charge de travail.

• Tenir à jour les dossiers concernant les stocks, le personnel, les commandes, les fournitures ou l’entretien des appareils.

• Se tenir informé des dispositions des ententes de gestion et de leurs effets sur les activités du service.

• Soutenir la réception, le traitement et les paiements des subventions de l’éducation médicale indépendante

• Soutenir et préparer les rapports de dépenses du directeur et gérer les réservations de voyage et la logistique pour les réunions du directeur et/ou de l’équipe

• Adhérer à toutes les directives de conformité obligatoires et aux formations associées

Compétences requises et exigences :

• Formation : Diplôme d’études collégiale en bureautique ou l’équivalent, de préférence en sciences de la santé

• Trois ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif et expérience pratique dans la coordination de plusieurs activités opérationnelles, Une expérience dans un contexte d’organisation pharmaceutique ou multinationale est un atout

• Expérience en gestion de projets et de produits, en planification et en gestion des opérations et des ressources

• Capacité supérieure à gérer plusieurs tâches de front et autonomie professionnelle

• Solide expérience et fortes compétences en travail d’équipe

• Ponctualité, grande fiabilité et capacité à changer de priorités au besoin

• Capacité à travailler dans un environnement professionnel dynamique où le rythme est rapide et le volume de travail, élevé

• Excellentes aptitudes organisationnelles, y compris le souci du détail et la capacité à mener plusieurs tâches de front

• Capacité à coordonner et à collaborer au sein de diverses fonctions à l’interne et à l’externe

• Maîtrise de Windows 10 : Office 365 / MS Office Proficient (Word/Excel/Power Point) et applications Adobe Acrobat (par exemple, Adobe Sign; Power BI est un atout

• Connaissance approfondie des modes opératoires normalisés de MNC et de Notre entreprise

• Bonne connaissance de SAP/COMET, un atout

• Excellentes aptitudes en gestion du temps et capacité à collaborer et à travailler en harmonie avec diverses équipes matricielles interfonctionnelles

• Langue : Bilinguisme (français et anglais), un atout

• Le titulaire de ce poste travaille au siège social de Montréal, à Kirkland.

Conformément à la Stratégie de milieu de travail hybride de notre entreprise, ce poste sera exécuté au moyen d’une combinaison de travail à distance et de travail en personne (siège social de Kirkland) en fonction de la nature du travail à effectuer.

Nous sommes fiers d'être une entreprise qui embrasse la valeur de rassembler des personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide d’innover est de rassembler des gens de diverses opinions dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre en question avec respect les problèmes de réflexion et d’approche de l’un et de l’autre. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous sommes déterminés à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié.

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Secondary Language(s) Job Description:

Admin Assistant, Medical Affairs

The Admin Assistant, Medical Affairs, has a significant impact on the country performance & ways of working. As a skilled multi-tasker and project coordinator he/she is accountable for administrative support and project management for the Medical Affairs team. The Medical Affairs Admin will work closely with the assigned therapeutic area teams to provide general administrative and support for their strategic and tactical activities (CMAP), while keeping constant focus on operational excellence opportunities to ensure Medical Affairs remains a Center of Excellence. Those will take us one step closer to achieve our objective to become a world-class, industry-leading and high performing Medical Affairs team.

The Admin Assistant, Medical Affairs, will be accountable to:

Key Responsibilities:

• Assist the team in organizing Medical events and follow the approval process for these events including FCPA checks, contracting with consultants and coordination with outside vendors and payment processes

• Support Investigator Initiated Studies (IIS) and Local Clinical Evaluation Studies. This may include submissions, study progress tracking, payment as per milestones

• Support the Director and Medical Advisor in tracking budgets (dashboard’s liaising with Digital & Analytics managers), YTD reports, preparing accruals as required. Accountability for all POs and ensures accuracy of invoices received and updates PO balances in a timely and accurate manner

• Facilitate and manage projects and processes within Medical Affairs department to strive for operational excellence, processes optimization, performance tracking and project management alliance

• Assist in organizing meetings such as train the trainers (TTT), sponsorships and preceptorships, by providing support with the approval process, contracting with Medical Event organizers, consultants and coordination with outside vendors

• Analyze department financial activities and provide input into budget planning and preparation processes

• Provide general administrative support such as: organizing meetings, preparing expense reports, maintaining calendar, monitor inventory levels and requisition or purchase supplies as needed

• Ensure the correct approval process is followed for all programs or activities with company compliance, standard of operating, procedures and policies

• Provide general administrative support as required to a team of approximately 30 individuals (MSLs, Med Advisor/s and Medical Director)

• Participate in departmental workstreams and taskforce to support the company and department strategy, objectives and mission

• Research, compile, and prepare reports, manuals, correspondence, or other information required by management

• Support the operation of the department recruitment, interview process and on-boarding process

• Support team adherence to work procedures and company policies

• Ensure adherence to quality standards, deadlines, and proper procedures, correcting errors or problems when required

• Train or instruct employees in company policies and job duties or arrange for training to be provided

• Support the implementation of corporate or departmental policies, procedures, and service standards in conjunction with management

• Consult with managers or other personnel to resolve problems in areas such as equipment performance, output quality, or work schedules

• Maintain records pertaining to inventory, personnel, orders, supplies, or machine maintenance

• Keep informed of provisions of management agreements and their effects on departmental operations

• Support Independent Medical Education grant intake, processing and payments

• Support and prepare Director expense reports and manage travel bookings and logistics for Director and/or team meetings

• Adhere to all mandatory compliance guidelines and associated trainings

Qualifications / Requirements:

• Education: Completed College degree in Office Technology or its equivalent, with a preference for a degree in health science

• 3 years’ experience in an administrative support role and hands-on experience coordinating multiple operational activities, experience in a pharmaceutical / multinational organization setting is an asset

• Experience in project and product management, planning, operations, resource management

• Highly superior ability to multi task and be self–reliant (professional autonomy)

• Strong experience and ability to work within a team

• Punctual and highly reliable with the ability to shift/change priorities when need

• Able to work in a fast-paced, high-volume and dynamic work environment

• Strong organizational skills including attention to detail and multi-tasking ability

• Ability to coordinate and collaborate amongst various functions internally and externally

• Proficiency with Windows 10: Office 365 / MS Office Proficient (Word/Excel/Power Point) and Adobe Acrobat Applications (e.g. Adobe Sign; Power BI is an asset

• Solid understanding of IMC and Standard Operating Procedures

• Knowledge of SAP/COMET, MDG and Ariba is an asset

• Excellent organizational time management skills and the ability to collaborate and align with diverse, cross-functional matrix teams

• Language: Bilingualism (French and English) is preferred

• Position is based in head office, Kirkland, Montreal

In line with our Company’s Hybrid Workplace Strategy, this position will be performed through a combination of remote work and in-person (Kirkland Head Office) based on the nature of work to be done.

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together. The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another’s thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace.

Search Firm Representatives Please Read Carefully
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status:

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Job Posting End Date:

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.

Requisition ID:R315789